Gamla metoder med pappersblanketter för betalningar, handskrivna lönelappar och surrande räknemaskiner är lika omoderna som skrivmaskinen. Effektiv ekonomi sköts elektroniskt.
Alla som har jobbat länge på en ekonomiavdelning har sett enorma förändringar av arbetsmetoderna. Från telex till fax, från brev till mejl, från handskrivna lappar till elektroniska filer. Numera är det ett fåtal personer som sitter som spindeln i nätet och de gör, med datorernas hjälp, lika mycket som ett dussin personer gjorde förr i tiden.
Genom att jobba noggrant och öva upp sig, och jobba snabbare. Nej, inte nödvändigtvis. Det sägs att det värsta slöseriet med tid och krafter är att göra ett jobb extremt noga, om jobbet i sig är fullständigt onödigt. Det är inte smart att sitta och bokföra allt för hand, av den enkla anledningen att datorerna ger dig så mycket mer. Mata in basfakta, så gör datorn så mycket fler beräkningar med automatik. Listor, prognoser, you name it. Det tar dig en vecka att räkna ihop samma siffror själv. Du kan använda statistiken till olika strategiska drag i din verksamhet. Dessutom, med datorns hjälp skickar du informationen vidare, till exempel till din revisor, med ett knapptryck. Du kan ha dataservern i molnet och alla dina siffror sparas på en extern server, så inget kan stjälas av inbrottstjuvar eller brinna inne. Du kan logga in från vilken dator som helst, i princip. Du kan jobba på flyget, och världen är ditt nya kontor.
Genom att ha ett uppdaterat kundregister, behöver du inte sitta och skriva in kundnamnet på varje faktura. Några siffror, bara, så sköter faktureringen i princip sig själv med några knapptryck. Samma sak är det med betalningspåminnelser. Tryck på en knapp, så spottar datorn ur sig alla aktuella kravbrev på någon minut. Många tyckte det var besvärligt att skanna leverantörsfakturor. Nu kommer de direkt in på datorn, utan att passera brevbäraren. E-fakturorna var en början på det nya, papperslösa kontoret. Vissa vill känna kontroll över utbetalningarna, och matar in uppgifterna själv i datorn, gör betalningslistor och verifikat. Om man vågar släppa handbromsen, kan så mycket mera nuförtiden göras direkt i datorn. Samarbetet mellan banken, revisorn och dig ger många fördelar. Revisorerna ska inte bara kolla räkenskaperna, de håller sig också uppdaterade om nyheter, både när det gäller redovisning och ny teknologisk utrustning, och de kan hjälpa dig med så mycket, om du bara vågar skicka iväg filerna.